Varje nämnd i kommunen har ett diarium. I diariet finns inkomna, utgående och upprättade handlingar, som i regel är offentlig handling. Det innebär att de får läsas av alla. 

I kommunens diarium finns det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, privatpersoner, företag, organisationer och myndigheter, till exempel inkommande och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får med vissa undantag läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen, men de finns inte alltid i diaret.

När vissa uppgifter måste skyddas ska den sekretessbeläggas. Handlingen blir hemlig.