På den här sidan har vi samlat information som är bra att veta för er som ska bilda förening.
Grunden vid bildandet av en förening utgörs av viljan hos de inblandade att bilda en förening. Man vill skapa något nytt och tillsammans utöva kanske det roligaste man vet. Man bör dock tänka på att bildandet innebär ett ansvarstagande, det uppkommer både ett administrativt och ett organisatoriskt ansvarsfullt åtagande. Tänk därför först noga igenom varför ni önskar bilda en förening!
Bildandet av en förening kan vara början till en både verksamhetsmässigt och socialt sett mycket rolig och givande verksamhet, vilket säkert kan uppväga det som kan uppfattas som administrativt betungande.
Att föreningen blir en juridisk person – ideell förening – är antagligen en av de främsta anledningarna till bildandet. En juridisk person kan äga tillgångar och ha skulder, den kan vara part i avtal och kan uppträda som part inför domstol och myndigheter. En juridisk person kan försättas i konkurs. Enligt gällande huvudregel är det den juridiska personen som med sina tillgångar svarar för de förbindelser som uppkommer i föreningen.
Enskilda medlemmar går i princip alltid fria från personligt ansvar, och föreningens företrädare blir ansvariga i princip enbart om de inte följer vad som normalt ankommer på dem att göra.
Något minsta antal personer, som måste vara med vid bildandet av en ideell förening, finns inte fastlagt. För bildande av en ekonomisk förening, vet vi genom lagen om ekonomiska föreningar att det räcker med tre personer. Det kan därför på goda grunder antas att minst tre personer också är tillräckligt för bildandet av en ideell förening.
I korthet krävs för bildande av en ideell förening enbart att ett antal personer (för säkerhets skull minst tre) bestämmer sig för att bilda en förening genom att:
Föreningens stadgar får inte vara alltför knapphändiga, följande delar bör ingå:
Ta gärna hjälp av ett studieförbund vid framtagandet av stadgar. Idrottsföreningar kan som underlag eller mall använda Riksidrottsförbundets ”Normalstadgar för idrottsföreningar” .
Lämpligaste tillvägagångssättet för föreningsbildandet är att initiativtagarna till föreningen kallar ihop intresserade till ett bildandemöte (konstituerandemöte). Några formkrav för detta finns inte, utan förslaget om bildande kan spridas på olika sätt. Alla intresserade ska ges möjlighet att komma till mötet. I princip får man inte stänga ute någon från att komma till bildandemötet, en förening ska vara öppen för alla.
Vid själva bildandemötet bör en närvaroförteckning upprättas genom att lista dem som är intresserade av att bilda föreningen. Förteckningen kan också användas som röstlängd om/i de fall omröstning begärs.
Initiativtagarna sköter normalt denna procedur fram till dess att mötet har valt mötesfunktionärer (det vill säga mötesordförande, sekreterare, protokolljusterare och rösträknare). Initiativtagarna kan förbereda mötet genom att ha upprättat ett förslag till föredragningslista för bildandemötet. Även ett förslag till stadgar kan ha förberetts, liksom en sondering av vilka personer som är villiga att påta sig styrelseuppdrag.
Fördragningslistans punkter bör vara minst följande:
När mötet avverkat samtliga punkter på föredragningslistan är föreningen bildad, en juridisk person har skapats.
För att vara säker på att det gått rätt till är det viktigt att ett protokoll upprättas. Av protokollet ska framgå vilka som varit närvarande samt vilka beslut som har fattats. Närvarolista och stadgar bör biläggas originalprotokollet. Självklart ska det av protokollet också klart framgå vilka som valts att ingå i föreningens styrelse.
Det blir nu interimsstyrelsen som tar ansvar för skötseln av föreningen. Initiativtagarna har, i denna egenskap, inte längre någon uppgift.
En ideell förening behöver inte registreras eller ha ett organisationsnummer för att räknas som en juridisk person. Även om det inte är ett formellt krav för att föreningen ska anses bildad, behöver alla ideella föreningar förr eller senare ett organisationsnummer. Skatteverket är den myndighet som utfärdar organisationsnummer. Myndigheten kräver in stadgar och utdrag ur protokoll som bland annat anger vilka som är valda till föreningens styrelse.
Du registrerar föreningen i kommunens föreningsregister. Föreningens stadgar och protokoll från möte då föreningen bildades samt bevis om tilldelat organisationsnummer ska bifogas.
En förening tillhör i regel något riksförbund. För att få statligt aktivitetsstöd måste en förening vara ansluten till riksorganisation som uppbär årligt stöd som ungdomsorganisation från staten. Är det en idrottsförening så söker den efter bildandet medlemskap i ett specialidrottsförbund.
Kontakta aktuell riksorganisation och be att man skickar det material som behövs och de normalstadgar som finns. Idrottsföreningar kan kontakta Östergötlands Idrottsförbund, telefon 013-20 33 00
Kommunala föreningsbidrag ges i huvudsak till föreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet. Det finns dock ett antal bidragsformer som alla föreningar kan söka. Föreningen ska vara godkänd och registrerad i kommunens föreningsregister för att föreningen ska kunna få kommunala bidrag och/eller föreningstaxa vid hyra av kommunal lokal.
En förening är i regel alltid i behov av någon lokal för sin verksamhet. Varje kommun har egna lokaler, men då dessa ofta är hårt nyttjade måste man kanske ordna med en privat lokal. På kommunens lokalbokning finns uppgifter om vilka lokaler man kan hyra i olika sammanhang.
Lokalbokningen nås på telefon 010-234 50 00, e-post: lokalbokningen@mjolby.se
Organisationsmodell
En kallelse ska alltid innehålla svar på frågorna:
Kallelsen ska alltid sändas ut minst en vecka före mötet.
Föredragningslista bör alltid sändas ut tillsammans med kallelsen. Kallelse och föredragningslista kan vara gemensam. En föredragningslista är en förteckning över de ärenden som ska behandlas vid sammanträdet.
Protokoll är det dokument som säger vad som är beslutat och vad den verkställande har att stödja sig på när hen ska se till att det som beslutats blir fullföljt. När revisorerna granskar styrelsens förvaltning har de att utgå från dels stadgar och ekonomiska redovisningshandlingar, dels från besluten som finns i protokollen. Protokollen fyller också en historisk uppgift som viktiga hjälpmedel för den som en gång i framtiden vill studera föreningen.
Protokollet ska alltid ge svar på frågorna:
Protokollet skrivs i lösblad. Varje protokollssida ska signeras så att de inte kan bytas ut eller skrivas om. Använd presensform (nuform) i protokollet. Skriv ”Mötet beslutar” istället för ”Mötet beslutade”.
Även om styrelsen fördelar arbetsuppgifterna så har styrelsens ledamöter i alla frågor ett gemensamt ansvar inför årsmötet. Varje styrelseledamot bör ha ett till två olika ansvarsområden.
Välj förslagsvis tre personer till valberedningen på årsmötet och utse en till sammankallande. Valberedningen förbereder personvalen till nästa årsmöte.
Välj två personer till revisorer för ett år på årsmötet. Revisorerna ska inte sitta i styrelsen eftersom de ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper.
Föreningen ska ha en budget, förslagsvis en årsbudget, där man beräknar inkomster och utgifter och gör upp verksamheten efter denna. Föreningen är skyldig att bokföra sina räkenskaper under året. Revisorerna ska varje år granska och godkänna räkenskaperna och bevilja styrelsen ansvarsfrihet vad det gäller ekonomin.
Intäkter | Belopp |
---|---|
Anslag från kommunen | 5 000 kronor |
Lokalt aktivitetsstöd | 2 000 kronor |
Lotterier | 8 500 kronor |
Medlemsavgifter | 3 700 kronor |
Räntor | 500 kronor |
Summa intäkter | 19 700 kronor |
Kostnader | Belopp |
---|---|
Försäkringar | 600 kronor |
Porto och telefon | 400 kronor |
Kontorsmaterial | 200 kronor |
Trycksaker | 200 kronor |
Avgift till förbundet | 1 300 kronor |
Ledarutbildning | 1 000 kronor |
Medlemsvård | 1 000 kronor |
Resor och traktamenten | 3 000 kronor |
Annonser | 100 kronor |
Läger | 1 500 kronor |
Priser | 1 000 kronor |
Lokalhyra | 5000 kronor |
Tävlingsavgifter | 2 400 kronor |
Summa kostnader | 19 700 kronor |
Föreningen bör varje år göra en årsplanering angående verksamheten och dess omfattning. All verksamhet ska vara beslutad och ekonomiskt planerad av styrelsen, sektionen eller motsvarande.
I årsplanen bör ingå vilka ledare man har, var man ska vara, vilka aktiviteter man ska ha under året, när aktiviteterna ska ske och hur de ska finansieras.
Kultur- och fritidshandläggare, Eva Ledin
Telefon: 010-234 54 36
E-post: kulturofritid@mjolby.se