Riktlinje för Medborgardialog

Beslutad av Kommunstyrelsen: 2016-05-18/§ 97
Diarienummer: KS/2016:82
Dokumentansvarig nämnd: Kommunstyrelsen
Dokumentansvarig tjänsteperson: Kommundirektör
Aktualitetsprövad: § 219/2021-12-06

1. Sammanfattning

Visionen är att Mjölby kommun ska vara en hållbar kommun år 2025. Vi ska skapa utrymme för att både människor, företag och naturresurser ska kunna växa och utvecklas på ett hållbart sätt. Medborgardialog är ett sätt att förverkliga visionen.

I dagens samhälle ökar medborgarnas krav på delaktighet i samhällsutvecklingen. Medborgardialog är ett sätt stärka sammanhållningen och bidra till ett samhälle med social och demokratisk hållbarhet. Medborgardialog vänder sig till alla som bor, verkar eller vistas i Mjölby kommun. Med vetskapen om att invånarna är initiativrika och välutbildade är detta ett sätt att skapa utvecklande mötesplatser. Dialogen är ett komplement till den representativa demokratin och ska ge medborgarna möjlighet till inflytande även mellan valen.

2. Inledning

Syftet med medborgardialog är att förtroendevalda ska få bredare beslutsunderlag genom att de kommunicerar med berörda målgrupper inklusive de grupper som normalt sett inte kommer till tals. Systematiska och strukturerade underlag ska ge hållbara beslut över tid.
Medborgardialogen är även till för att öka medborgarnas kunskap och skapa intresse för den demokratiska processen. Dialogen ska också bidra till ökat förtroende mellan de förtroendevalda och medborgarna och ge insikt om kommunens ansvar för och behov av att prioritera i verksamheterna.

3. Riktlinjens innehåll

3.1 Initiativ till medborgardialog

De förtroendevalda är alltid de som ska initiera en medborgardialog. Uppslagen
till områden för medborgardialog kan komma som initiativ från de förtroendevalda, medborgare, tjänstepersoner eller andra intressenter.Alla kommunens nämnder ska beakta möjligheten att använda sig av medborgardialogen som ett sätt att bredda beslutsunderlaget.
Om det ska vara möjligt att påverka bör dialogen ske tidigt i beslutsprocessen
och med fördel innan budgetprocessen tar vid.

3.2 Medborgardialog

För att en medborgardialog ska kännas meningsfull måste medborgarnas åsikter
generera någon form av resultat. Förutsättningar för dialogen måste vara tydliga och finnas med när dialogen inleds. Delaktighetstrappan visar nivån av delaktighet i olika frågor.

Medborgardialog ska ske när frågan är påverkbar. Om svaret är ja så utgår vi från det andra steget i delaktighetstrappan. Då kan en medborgardialog initieras. I detta skede handlar det om konsultation, här sker enbart ett inhämtande av medborgarnas synpunkter och idéer. För att olika tankar ska kunna få genomslag i processen bör detta ske innan några beslut är fattade i den aktuella frågan.

På de tre återstående nivåerna gäller ett ömsesidigt utbyte av tankar. Det är viktigt att ge tydliga förutsättningar för dialogen och en klar bild av beslutsprocessen så att graden av inflytande är uppenbar för alla parter. Beslutsprocessen avgränsar innehållet i medborgardialogen.De synpunkter och tankar som kommer in ska dokumenteras och levandegöra dialogen. Återkoppling är viktigt under hela processen. Se vidare under
rubriken återkoppling.

3.3 Roller i medborgardialogen

I en medborgardialog representerar förtroendevalda kommunen och är inte partipolitiska företrädare. Meningen med dialogen är att lyssna in åsikter, behov och värderingar från medborgarna. Dialogen ska ske i ett trepartssamarbete mellan förtroendevalda, medborgare och tjänstepersoner. Förtroendevaldas roll – lyssna, diskutera, förstå och få ytterligare kunskap. Det handlar inte om att svara eller försvara.

Medborgarens roll – att föra fram sin syn, argumentera och lyssna på olika
ståndpunkter. Tjänstepersonernas roll – processledare, är att vara sakkunnig och bistå med det underlag som behövs för medborgardialogens genomförande samt
dokumentera arbetet

När kommunen bjuder in till en medborgardialog kan man förvänta sig att de aktiva och mest berörda deltar vid mötet vilka beskrivs som prioritet 2. De som inte är aktiva men berörda av frågan finns i gruppen prioritet 1 och kommunen behöver lägga tid och resurser på att nå denna grupp. Det kan ske genom olika former av uppsökande verksamhet. I prioritet 3 gruppen finns de som är mycket aktiva men mindre berörda av frågan. Slutligen i prioritet gruppen är de som varken bedöms som aktiva eller berörda i den aktuella frågan. I en medborgardialog är det är viktigt att agera aktivt för att nå så många olika grupper som möjligt. En del av arbetet i processen bör innefatta att försöka balansera de olika gruppernas synpunkter och idéer. Ur ett barnperspektiv är det särskilt angeläget att uppmärksamma barns– och ungdomars möjligheter att delta.

3.4 Återkoppling

Vid all dialog ska återkoppling ske. Det kan göras på olika sätt men är en förutsättning för att medborgaren ska känna förtroende för processen. En grundförutsättning är att de som har deltagit i dialogen får återkoppling på det de själva har varit med och bidragit till. En kontinuerlig återkoppling kopplad till beslutsprocessen under projektets gång, är ett sätt att skapa förtroende.

3.5 Beslutsprocessen

Det slutgiltiga beslutet och ansvaret ligger även efter medborgardialogen hos de
förtroendevalda. Resultatet från medborgardialogen är rådgivande och bildar tillsammans med fakta från tjänstepersonerna ett beslutsunderlag för de förtroendevalda.

3.6 Utvärdering

Efter varje medborgardialog ska en utvärdering ske. Medborgardialogen ska
ständigt bli bättre genom att vi utvärderar resultaten och utvecklar processerna. När beslut fattats att genomföra en medborgardialog startar även arbetet med utvärderingen. Fastställ om utvärderingen ska innefatta en granskning av resultatet eller/och som verktyg för att förbättra framtida medborgardialoger.

4. Ansvar och uppföljning

Kommunstyrelsen är ansvarig för riktlinjerna och uppföljning bör ske minst en gång per mandatperiod. Ansvarig att detta verkställs är kommundirektören.

Riktlinjer för Medborgardialog (PDF) Pdf, 260 kB.