Till innehållet
Fontän i vattenmiljö kring bro

KOMMUN & POLITIK

Program för uppföljning av privata utförare

Antaget av: Kommunfullmäktige 28 augusti 2018 § 101. Diarienummer: 2018:137 Ansvarig handläggare: Kommundirektör. Senast aktualitetsprövad: 30 maj2018.

1. Sammanfattning

Riksdagen har beslutat om förändringar i kommunallagen med syfte att uppföljningen och kontrollen av privata utförare som bedriver verksamhet på uppdrag av kommuner, landsting och regioner ska bli bättre. Lagstiftarens mål är att;

  • Förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare.
  • Öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet.
  • Stimulera till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas.

2. Inledning

Enligt kommunallagen (2017:725 kap. 3 § 5) ska fullmäktige för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. Programmet ska gälla en mandatperiod och lämpligt är att det revideras i samband med mål och budget för period närmast efter riksdagsvalet.

Programmet knyter an till kommunens konkurrenspolicy som antogs av kommunfullmäktige 20 maj 2008 § 60. Där anges bland annat att förslag att konkurrensutsätta kommunalt utförd verksamhet ska prövas av
kommunstyrelsen.

3. Definitioner

Huvudman

Kommunen är ansvarig för verksamhet som genom avtal överlämnats till privata utförare. I ansvaret ligger att följa upp och kontrollera verksamheten.

Privat utförare

En privat utförare är en helt privat aktör utan kommunalt ägande. Det handlar om företagsformer som aktiebolag, stiftelser, ekonomiska föreningar, enskilda firmor men också idéburna organisationer och kooperativa föreningar.

Formellt överlämnas verksamheten efter en offentlig upphandling, enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) eller lagen om valfrihetssystem (LOV) införs samt att avtal tecknas med de privata utförarna.

4. Avgränsningar

Programmet gäller den verksamhet som upphandlats inom de flesta verksamhetsområden – vård och omsorg, kultur och fritid, gator och parker, fastighetsförvaltning, infrastruktur et cetera.

Programmet omfattar upphandlade tjänster eller verksamheter vilka utgör en kontinuerlig verksamhet inom nämndens verksamhetsområde, alternativt att tjänsterna utnyttjas återkommande med regelbundenhet. Programmet omfattar inte avtal där kommunen avropar tjänster för enskilda tillfällen.

Programmet omfattar inte fristående skolor, förskolor och fristående pedagogisk omsorg eftersom de är verksamheter med egna huvudmän som inte upphandlats utan regleras genom tillståndsgivning. Dock har kommunen insynsrätt i fristående skolor. Kommunen kan inte göra påpekanden eller utfärda förelägganden men verkar för överenskommelser med fristående förskolor och skolor.

Även utförare av personlig assistans enligt socialförsäkringsbalken är undantagna.

Programmet omfattar inte avtal ingångna före detta programs ikraftträdande eller avtal där kommunen avropar tjänster för enskilda tillfällen.

Omfattningen på kontrollen och uppföljningen kan se olika ut beroende på hur angelägen verksamheten är ur ett allmänintresse. Ju mer beroende invånarna är av verksamheten desto större är kravet på uppföljning och kontroll och att identifiera vilka risker som kan finnas.

5. Mål och riktlinjer

Fullmäktige fastställer kommunmål och indikatorer som gäller för kommunens samtliga verksamheter, även dem som drivs i privat regi på uppdrag av kommunen. Det omfattar även befintliga styrdokument, styrprocesser och beslut som fullmäktige fattar. Definition av vilka mål och riktlinjer som ska gälla
måste göras inför varje upphandling.

Verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet ska formuleras i avtal med den privata utföraren. Det ska vara enhetliga krav på privata utförare och egen regi.

6. Nämndernas ansvar

Kommunfullmäktige uppdrar till varje nämnd att säkerställa att utförare oavsett driftsform inom nämndens ansvarsområde bedriver verksamheten i enlighet med de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller samt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige och nämnd fastställer för respektive verksamhet.

Nämnderna ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde och svarar också för att detta regleras i de avtal och uppdragsbeskrivningar som träffas med varje utförare. Ansvaret innebär att:

  • avtalen med varje utförare reglerar hur uppföljning och kontroll ska gå till,
  • avtalen säkrar att utföraren biträder kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten,
  • avtalen säkrar att utföraren lämnar nödvändiga statistikuppgifter till kommunen,
  • avtalen säkrar att utföraren rapporterar in nödvändiga uppgifter till kommunen, i nationella register och till andra myndigheter,
  • avtalen reglerar hur kommunens uppföljningar återrapporteras till utföraren och redovisas för allmänheten.

7. Plan för uppföljning

När skötseln av kommunala angelägenheter genom avtal överlämnats till privat utförare ska kommunen kontrollera och följa upp verksamheten. Uppföljning av privat utförd verksamhet kan ha olika utgångspunkter och uppföljningen måste anpassas till den verksamhet som bedrivs. Ansvarig nämnd ska i varje enskilt fall ta ställning till vilken/vilka typer av uppföljning som ska tillämpas, liksom frekvens och omfattning.

Uppföljningen görs i huvudsak av två skäl;

  • Som kontroll av att ett uppdrag utförs i enlighet med uppdragsbeskrivningar, förfrågningsunderlag, anbud och avtal
  • Som ett led i att utveckla verksamheten i syfte att skapa utrymme för nya och förbättrade tjänster.

Varje nämnd ska med fullmäktiges program som grund utarbeta en plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska omfatta samtliga utförare oavsett driftsform det vill säga även verksamhet i kommunal regi. Planen ska redovisas som en del i nämndens verksamhetsplan/internbudget och följs upp och redovisas i samband årsredovisning.

Planen ska innehålla;

  • En sammanfattande beskrivning av nämndens uppföljningsansvar
  • Vad som ska följas upp
  • Vilka former av uppföljning som kommer att tillämpas
  • Särskilda granskningsområden t e x utifrån resultat av tidigare uppföljningar och ändrade omvärldsfaktorer
  • Tidplan
  • Former för återkoppling av resultat till nämnd, utförare och allmänhet.

8. Allmänhetens insyn och information

Varje nämnd ska i avtal med privata utförare säkerställa att information som gör det möjligt att ge allmänheten skälig insyn i den verksamhet som lämnats över till en privat utförare. Utföraren ska kunna lämna information när kommunen begär det. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur uppdraget utförs.

Utförarens skyldighet att lämna uppgifter begränsas till att omfatta sådant som kan lämnas utan omfattande merarbete eller inte strider mot lag eller annan författning. Informationen som begärs in från privata utförare ska ha en koppling till upphandlingen och avtalet med utföraren. Utförarens skyldighet att lämna information begränsas enbart till uppgifter som inte kan utgöra företagshemlighet enligt lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter.

Utförare av kommunala angelägenheter ska ha ett system för att hantera klagomål och synpunkter. På begäran ska uppgifter från klagomålshanteringen delges kommunen.

Information som kan tänkas efterfrågas från de privata utförarna är:

  • Verksamhetens kvalitet och avvikelser (brukarundersökning, synpunkter och klagomål)
  • Personalen och deras villkor (kompetens, utbildningsnivå, antal anställda, organisation och eventuella underleverantörer).
  • Miljö, integration, jämställdhet, trygghets och säkerhetsfrågor.
  • Utförarens ekonomi och ägarförhållanden.

När enskilda kan välja mellan olika utförare av nämndens tjänster, ska nämnden lämna information om samtliga utförare om inte annat är särskilt föreskrivet. Sådan information ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Varje nämnd ansvarar för att sammanställa informationen och publicera den på hemsidan.

9. Rapportering

Varje nämnd ansvarar för att återrapportera måluppfyllelse och resultat kopplat till mål och anvisningar. Utöver måluppfyllelse ska varje nämnd följa upp de avtal som nämnden tecknat med privata utförare samt de avtal/uppdragsbeskrivningar som överenskommits med verksamheter i kommunens egen regi. Detta görs i samband med delårsuppföljningar, årsredovisning samt i internkontrollrapporter.

Inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt rapporterar sedan kommunstyrelsen till kommunfullmäktige hur nämnderna utfört sin uppföljning och vad som är de viktigaste resultaten av denna.

10. Ansvar och uppföljning

Kommundirektören är ansvarig för dokumentet. Återkoppling till kommunfullmäktige utifrån detta program sker i samband med årsredovisningen.