Till innehållet
Mjölby kommuns vapensköld som även länkar till startsidan för Mjölby kommun
Bild  på Mjölby kommuns vapensköld som även länkar till startsidan för Mjölby kommun
Fontän i vattenmiljö kring bro

KOMMUN & POLITIK

Policy för kommunikation

Antagen av kommunfullmäktige 12 februari 2013. Dokumentansvarig: kommunikatör kommunledningskontoret

Inledning

Genom kommunikation sker utbyte av tankar, åsikter eller information, oavsett om det sker via tal, skrift eller andra uttryck.

I Mjölby kommun är strategisk, planerad kommunikation ett verktyg för att styra, leda och utveckla kommunen. God kommunikation med medborgare, medarbetare och andra aktörer är en förutsättning för en positiv utveckling av vår kommun.

Kommunikationspolicyn och dess underliggande riktlinjer (riktlinjer för webb och sociala medier samt de grafiska riktlinjerna) ska ligga till grund för de kommunikationsprocesser som ska leda mot uppsatta mål och till förverkligandet av Vision 2025.

All kommunikation i Mjölby kommun ska…

…bidra till fördjupad demokrati, ökat välstånd och till social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet

… bidra till att kommunens mål och visioner uppfylls och att varumärket Mjölby kommun stärks

…bidra till att öka kunskapen om Mjölby kommun både hos medborgare, medarbetare och andra aktörer

…ske på ett sådant sätt att säkerhet upprätthålls när det gäller tillgänglighet, sekretess och riktighet, oavsett medium.

Den interna kommunikationen ska…

… bidra till att effektivisera organisationen. Alla medarbetare ska ha den information som de behöver för att utföra sina arbeten på ett professionellt sätt

… stödja styrning och ledning i kommunen

… bidra till ökad samordning och samverkan mellan olika förvaltningar och verksamheter

…vara tydlig samtidigt som det ska vara högt i tak. Vi ska vara öppna för varandras synpunkter och initiativ och vara villiga att dela med oss av våra
erfarenheter och vår kunskap

…bidra till att medarbetarna förstår sin egen och den egna verksamhetens roll i arbetet med att nå Mjölby kommuns mål och visioner

…bidra till ett gott arbetsklimat. Genom en aktiv och öppen dialog öppnas förutsättningar för arbetsglädje, ansvartagande, delaktighet och engagemang

…bidra till att skapa bättre beslutsunderlag. Tillgång till rätt information ger ökade kunskaper och högre kompetens att ta bättre beslut

…bidra till hög kvalitet på den externa kommunikationen. God intern kommunikation är viktig för att säkra kvaliteten på kontakten med medborgare
och andra aktörer.

Den externa kommunikationen ska…

…genom en trovärdig dialog öka medborgarnas engagemang och delaktighet

… ge medborgarna information om rättigheter, skyldigheter, kommunens tjänster och om vilka beslut som fattas

…stärka bilden av vår kommun. Den externa kommunikationen är vårt verktyg för att skapa en positiv bild och stärka varumärket Mjölby kommun

…underlätta rekrytering. En positiv bild av kommunen gör det lättare att rekrytera arbetskraft

…underlätta för massmedia att förmedla korrekt och allsidig information om kommunen

… sprida fakta, påverka attityder och beteenden samt öka förtroendet för Mjölby kommun

…vara lättillgänglig, oavsett om kontakten sker öga mot öga, per telefon, per brev, på webben, eller genom andra kanaler. Alla som kontaktar Mjölby kommun ska uppleva att de snabbt får kontakt med och/eller återkoppling av rätt instans och korrekta svar på sina frågor.

Förhållningssätt

Alla medborgare har rätt till insyn i Mjölby kommuns verksamhet och ska kunna söka, läsa, skriva av och diskutera offentliga och allmänna handlingar, med undantag för information som är sekretessbelagd.

Alla anställda inom offentlig verksamhet har meddelarfrihet, det vill säga rätt att muntligen lämna uppgifter till massmedia, i syfte att de ska publiceras. Meddelarfriheten kompletteras med förbud att forska efter källa, arbetsgivaren får inte undersöka anställdas kontakter med massmedier.

I alla kanaler och vare sig det gäller skriftlig eller muntlig kommunikation ska det tydligt framgå att det är Mjölby kommun som är avsändare.

Vi ska vara tydliga med vad som är personliga åsikter och vad som är organisationens hållning i kontakter med medborgare och andra aktörer.

Kommunikationens innehåll, utformning och val av kanal ska anpassas till mål, målgrupp, mottagarnas behov, kunskaper och förutsättningar. Språket ska vara korrekt, enkelt och lätt att förstå av alla oavsett till exempel funktionsnedsättning eller språklig bakgrund. Det ska vara tydligt vad vi har för syfte med kommunikationen, vad som ska kommuniceras, till vem, när det ska ske och hur insatsen ska utvärderas.

Intern och extern kommunikation ska samverka och stödja varandra. Det gäller såväl budskap och kanaler som kommunikationsaktiviteter.

Kommunikationen ska vara offensiv. Genom planerad marknadsföring och information ska varumärket Mjölby kommun stärkas.

Kommunikationen ska vara snabb, tydlig, öppen och saklig både när det gäller positiva och negativa budskap. Vi ska säga som det är och inte dölja fakta som kan uppfattas som negativa.

Kommunikationen ska vara allsidig. Vi ska sträva efter att belysa olika aspekter på en fråga, det ökar vår trovärdighet. Vi ska ta initiativ till att kommunicera, istället för att vänta på rykten och påtryckningar från allmänhet, massmedia eller kollegor.

Kommunikationen ska vara sann. Man ska kunna lita på den information som kommer från vår kommun. Det är alltid bättre att kontrollera fakta en extra gång än att lämna felaktiga uppgifter.

Kommunikationen ska präglas av ett serviceorienterat arbetssätt samtidigt som korrekt hantering, rättssäkerhet och en god myndighetsutövning upprätthålls, vare sig vi vänder oss till andra medarbetare i kommunen, till medborgare eller till andra aktörer.

Verksamheter och medarbetare i kommunen ska vara enkla att komma i kontakt med, vare sig det gäller medarbetare emellan, medborgare eller andra aktörer. Varje individ ska bemötas med inlevelse, lyhördhet och respekt. Chefer och medarbetare ska vara öppna för frågor eller idéer och använda synpunkter på ett konstruktivt sätt.

Alla medarbetare ska verka för ett klimat där vi uppmuntrar varandra att komma med idéer, synpunkter och initiativ. Vi ska också ta hänsyn till olika behov och dela med oss av kunskaper och erfarenheter.

Mjölby kommuns grafiska profil ska tillämpas i alla trycksaker, presentationsmaterial, filmer, på våra webbplatser, brev, kuvert, skyltar och så vidare. Profilen består av olika grafiska element som används efter situation och målgrupp. Kommunens logotyp ska alltid användas.

Massmedia

Massmedia har ett samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och som opinionsbildare. Det som förmedlas genom massmedia har en avgörande betydelse för hur Mjölby kommun uppfattas.

För Mjölby kommun har media tre roller:

  • De är en kanal vi använder för exempelvis information, marknadsföring
    och pressmeddelanden.
  • De är en målgrupp som vi ska förse med
    korrekt information.
  • De är granskare av vårt arbete.

När media är en kanal ska vi…

….analysera och ta egna initiativ för att informera och marknadsföra oss på ett väl genomtänkt vis.

…bevaka och analysera artiklar, notiser, debattinlägg och insändare för att bedöma om, och i så fall hur, debattinlägg och insändare ska bemötas.

När media är målgrupp ska vi…

… förse dem med korrekta fakta för att öka kunskapen om kommunen. Offentlighetsprincipen, som bland annat innebär att vi lämnar ut allmänna offentliga handlingar, ska vara självklar för oss.

När media granskar oss ska vi…

…se offentlighetsprincipen, tillgänglighet, saklighet vid bemötanden, korrekt bakgrundsinformation och meddelarfriheten som centrala begrepp.

Kommunikationsansvaret

  • Kommunens politiker ansvarar för kommunikation som rör politiska frågor.
  • Kommunens kommunikation utgår från politiskt fastställda beslut.
  • Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för kommunikationen av kommunen som helhet.
  • Kommunchefen är ytterst ansvarig för kommunens kommunikation.
  • Kommunikationsansvaret följer linjeorganisationen. Varje chef ansvarar för att kommunikationen fungerar inom respektive förvaltning och verksamhet.
  • Varje medarbetare ansvarar för att skaffa sig den information hen behöver för sitt arbete och för att dela med sig av sina kunskaper. Det är varje chefs uppgift att skapa förutsättningar för denna strävan.

Kriskommunikation

Kommunikationsarbetet vid en kris eller en extraordinär händelse regleras i kriskommunikationsplanen.

Policy för kommunikation för utskrift (Pdf)PDF